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En contabilidad, auditorías, operaciones administrativas y marketing, la automatización digital ya no es opcional: es la forma de competir con costos, tiempos y expectativas de servicio. El error típico no es elegir “la herramienta equivocada”; es no tener un método para evaluar, orquestar e instrumentar el impacto. Ahí nace ESCALA, un algoritmo de 6 letras diseñado para implementar automatización (RPA, BPM, IA y APIs) con gobierno y métricas desde el día cero.

El algoritmo ESCALA (6 decisiones ejecutivas)

E — Elegir el proceso correcto 

No se automatiza lo “fácil”, se automatiza lo que paga. Candidatos ideales: alto volumen, reglas claras, reprocesos, errores caros o fricción que afecta la experiencia.

Caso retail: un retailer premium eligió un proceso financiero “imposible” (asientos contables complejos) y lo automatizó con RPA, liberando 7.000 horas de trabajo. Traducción: selección inteligente = ROI sin drama.

Tecnologías típicas: Process Mining/Task Mining para descubrir cuellos de botella; RPA para ejecución repetitiva; OCR/IDP si hay documentos.

S — Simplificar y estandarizar 

Si un proceso tiene 14 excepciones “porque siempre se ha hecho así”, la automatización solo acelera el caos. Primero: reglas, variantes, dueños y criterios de excepción.

Caso banca: Bank of America convirtió la atención en una ruta simple con Erica (IA conversacional): superó 3.000 millones de interacciones, con cerca de 50 millones de usuarios y un promedio de 58 millones de interacciones al mes. El aprendizaje aquí no es “chatbot”; es simplificación de journeys y autoservicio a escala.

Tecnologías típicas: IA conversacional (NLP), integración vía APIs con servicios bancarios, analítica para “containment” y escalamiento a humano.

C — Coordinar y orquestar 

Este es el corazón de ESCALA: orquestación. Sin BPM/workflow, terminas con un zoológico de bots. Con orquestación, defines reglas, rutas, evidencias y controles; y “llamas” a RPA/IA/APIs cuando corresponde.

Caso seguros (claims): Select Health usó Chorus BPM para corregir reclamaciones erróneas por lotes y aceleró el proceso 95% (de ~60 días a ~3 días en promedio). Orquestar no es automatizar un paso: es automatizar el flujo completo con trazabilidad.

Tecnologías típicas: BPM (orquestación), reglas de negocio, colas y SLAs, integraciones con core systems y RPA para tareas repetitivas.

A — Automatizar con el stack correcto

El “cómo” importa:

• RPA para tareas repetitivas entre sistemas.

• APIs para integraciones estables y escalables.

• IA (OCR/NLP/ML) cuando hay documentos, lenguaje o clasificación probabilística.

• BPM para gobernar el end-to-end.
  Caso agro: Felleskjøpet Agri automatizó gestión de discrepancias de precios: una tarea manual de 12 horas/semana pasó a resolverse en minutos, y las discrepancias se redujeron en más del 50%.

L — Loggear, medir y gobernar 

Sin observabilidad no hay impacto: hay fe. Logs, métricas, control de excepciones, seguridad, segregación de funciones y auditoría son parte del diseño.

Caso salud (RCM): Omega Healthcare automatizó con Document Understanding (IA) + RPA: más de 100 millones de transacciones procesadas desde 2020, 15.000 horas/mes ahorradas, 99,5% de exactitud y reducción del turnaround ~50%, con reportes de ROI para clientes.

Tecnologías típicas: IDP (OCR+ML), RPA, tableros de monitoreo, process/task mining para optimización continua.

A — Ampliar con gobierno 

Escalar es el momento donde los programas mueren… o se vuelven ventaja competitiva. Se requiere CoE, catálogo de automatizaciones, componentes reutilizables, SLAs, ciberseguridad y “human-in-the-loop” en excepciones.

Caso telco: Orange España creó una “Robot Factory” y reportó ahorros superiores a €34 millones en poco más de dos años. Escala = industrializar automatización.