automatización

En contabilidad, auditorías, operaciones administrativas y marketing, la automatización digital ya no es opcional: es la forma de competir con costos, tiempos y expectativas de servicio. El error típico no es elegir “la herramienta equivocada”; es no tener un método para evaluar, orquestar e instrumentar el impacto. Ahí nace ESCALA, un algoritmo de 6 letras diseñado para implementar automatización (RPA, BPM, IA y APIs) con gobierno y métricas desde el día cero. El algoritmo ESCALA (6 decisiones ejecutivas) E — Elegir el proceso correcto No se automatiza lo “fácil”, se automatiza lo que paga. Candidatos ideales: alto volumen, reglas claras, reprocesos, errores caros o fricción que afecta la experiencia. Caso retail: un retailer premium eligió un proceso financiero “imposible” (asientos contables complejos) y lo automatizó con RPA, liberando 7.000 horas de trabajo. Traducción: selección inteligente = ROI sin drama. Tecnologías típicas: Process Mining/Task Mining para descubrir cuellos de botella; RPA para ejecución repetitiva; OCR/IDP si hay documentos. S — Simplificar y estandarizar Si un proceso tiene 14 excepciones “porque siempre se ha hecho así”, la automatización solo acelera el caos. Primero: reglas, variantes, dueños y criterios de excepción. Caso banca: Bank of America convirtió la atención en una ruta simple con Erica (IA conversacional): superó 3.000 millones de interacciones, con cerca de 50 millones de usuarios y un promedio de 58 millones de interacciones al mes. El aprendizaje aquí no es “chatbot”; es simplificación de journeys y autoservicio a escala. Tecnologías típicas: IA conversacional (NLP), integración vía APIs con servicios bancarios, analítica para “containment” y escalamiento a humano. C — Coordinar y orquestar Este es el corazón de ESCALA: orquestación. Sin BPM/workflow, terminas con un zoológico de bots. Con orquestación, defines reglas, rutas, evidencias y controles; y “llamas” a RPA/IA/APIs cuando corresponde. Caso seguros (claims): Select Health usó Chorus BPM para corregir reclamaciones erróneas por lotes y aceleró el proceso 95% (de ~60 días a ~3 días en promedio). Orquestar no es automatizar un paso: es automatizar el flujo completo con trazabilidad. Tecnologías típicas: BPM (orquestación), reglas de negocio, colas y SLAs, integraciones con core systems y RPA para tareas repetitivas. A — Automatizar con el stack correcto El “cómo” importa: RPA para tareas repetitivas entre sistemas. APIs para integraciones estables y escalables. IA (OCR/NLP/ML) cuando hay documentos, lenguaje o clasificación probabilística. BPM para gobernar el end-to-end. Caso agro: Felleskjøpet Agri automatizó gestión de discrepancias de precios: una tarea manual de 12 horas/semana pasó a resolverse en minutos, y las discrepancias se redujeron en más del 50%. L — Loggear, medir y gobernar Sin observabilidad no hay impacto: hay fe. Logs, métricas, control de excepciones, seguridad, segregación de funciones y auditoría son parte del diseño. Caso salud (RCM): Omega Healthcare automatizó con Document Understanding (IA) + RPA: más de 100 millones de transacciones procesadas desde 2020, 15.000 horas/mes ahorradas, 99,5% de exactitud y reducción del turnaround ~50%, con reportes de ROI para clientes. Tecnologías típicas: IDP (OCR+ML), RPA, tableros de monitoreo, process/task mining para optimización continua. A — Ampliar con gobierno Escalar es el momento donde los programas mueren… o se vuelven ventaja competitiva. Se requiere CoE, catálogo de automatizaciones, componentes reutilizables, SLAs, ciberseguridad y “human-in-the-loop” en excepciones. Caso telco: Orange España creó una “Robot Factory” y reportó ahorros superiores a €34 millones en poco más de dos años. Escala = industrializar automatización. Proceso KPI de impacto KPI de control Contabilidad Costo por transacción, tiempo de cierre, % conciliaciones con diferencias, DSO, retrabajo STP rate, tasa de error, % excepciones, tiempo de resolución de excepciones (MTTR) Auditoría / compliance Cobertura (% población vs muestra), hallazgos por ciclo, tiempo por prueba, costo por control Evidencia completa (%), trazabilidad, cumplimiento de SLA regulatorio Administrativos Lead time, SLA compliance, backlog aging, first-time-right Éxito de ejecuciones, fallas por sistema/dato, ratio humano vs bot Marketing Time-to-launch, conversión, CAC, uplift incremental, churn evitado Calidad de segmentación, tasa de abandono del journey, latencia de datos

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ESCALA: Orquesta de IA, Investigación y automatización

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